Jakarta - 30/10/24, Prof. Charles Jeurgens dari Universitas Amsterdam, Belanda memberikan Kuliah Umum dengan tema Penilaian Kembali Arsip Statis di Ruang Serbaguna Noerhadi Magetsari, Rabu (30/10). Acara tersebut dihadiri oleh Pelaksana Tugas Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Imam Gunarto, beserta para pimpinan tinggi madya dan pratama beserta jajaran di lingkungan ANRI.
Dalam laporannya, Rini Agustiani menyampaikan bahwa acara tersebut merupakan salah satu wujud implementasi kerja sama bilateral di bidang kearsipan antara ANRI dengan NAN tahun 2022 serta executive program tahun 2023. “Di samping itu, kita perlu meningkatkan kapasitas SDM di bidang pengelolaan arsip sehingga sesuai dengan tema kuliah umum kali ini sebagai usulan Deputi Bidang Penyelamatan, Pelestarian dan Pelindungan Arsip, untuk menggali informasi dalam penilaian kembali arsip statis, khususnya yang berasal dari Mahkamah Konstitusi. Forum ini juga untuk menambah pengetahuan juga mengkaji landasan arsip statis ANRI dengan aspek efektivitas, efisiensi dan legalitasnya,” ujarnya.
Sementara dalam sambutannya, Imam Gunarto mengungkapkan bahwa kehadiran Prof. Jeurgens menjadi kebanggaan tersendiri karena ANRI membutuhkan bantuannya untuk mewujudkan pengelolaan kearsipan yang efektif dan efisiean namun tetap dalam standar yang tepat. “Manajemen kearsipan kita, tidak hanya tentang menerima arsip dari luar ANRI, kita juga harus selalu bisa melakukan mitigasi atas arsip yang kita terima. Kondisi tidak ideal di masa lalu memungkinkan penerimaan arsip yang sporadis. Tujuan akuisisi untuk menyelamatkan untuk kepentingan masa depan Indonesia, menyebabkan kualitas arsip yang diserahkan atau diterima ANRI tidak sesuai dengan prinsip efektivitas, efisiensi, dan nilai arsipnya untuk disimpan selama-lamanya. Maka kegiatan penilaian kembali arsip ini menjadi sangat logis dan relevan untuk dilakukan,” terangnya.
Menjawab permasalahan yang ada, Prof. Charles Juergens menjelaskan bahwa dalam penilaian arsip kita harus dapat membedakan dan memilah arsip mana yang bisa dimusnahkan dan yang harus disimpan. “Seperti di Indonesia ada yang namanya JRA, tentang berapa lama arsip disimpan, lalu ada yang menjadi statis dan diberikan ke ANRI, atau ada pula arsip yang hanya bisa disimpan untuk beberapa waktu,” terangnya.
Lebih lanjut menurut Prof. Juergens, ANRI harus bisa memetakan resiko apa yang muncul jika arsip dimusnahkan. Hal ini terkait dengan kebutuhan untuk mengubah kerangka waktu penyimpanan arsip statis, seperti ketika kita akan melakukan deaccessioning, di mana arsip yang dihapus tidak dimusnahkan namun dipindahkan ke perpustakaan atau institusi lain. Tindakan ini merupakan sesuatu yang legal dan sering dilakukan di Belanda. Ia juga menjelaskan bahwa dalam penilaian arsip, kita harus bisa mendapatkan nilai arsip, mengapa kita membutuhkan arsip tersebut, apa yang mau dinilai dari arsip tersebut. “Sifatnya lebih luas dari pada sekedar memilih dan lebih mudah. Sedangkan dalam proses seleksi arsip, kita mengidentifikasi arsip yang kita terima, di sini kita memilih mana yang mau kita simpan. Ini lebih sulit karena harus bisa mengindentifikasi nilai arsip yang mau kita pilih,” jelasnya.
( tr )
Foto : Humas ANRI
Penulis : tr
Editor : tk