Dalam rangka meningkatkan pelayanan arsip statis kepada pengguna dan kegiatan Praktik Terbaik ANRI, Unit Layanan Arsip Statis menyelenggarakan kegiatan Sharing Knowledge dengan tema “Arsip Algemene Secretarie” dengan menghadirkan narasumber Nadia Fauziah Dwiandari, Arsiparis Ahli Madya dari Direktorat Pengolahan Arsip Nasional Republik Indonesia. Acara berlangsung di Ruang Baca Layanan Arsip Statis, Gedung A, Arsip Nasional Republik Indonesia.
Diawali dengan menilik bagaimana sejarah organisasi, Algemene Secretarie (Alsec) yang merupakan organisasi kesekretariatan yang didirikan pada tahun 1819 sebagai hasil penggabungan antara Gouvernement Secretarie dan Generale Secretarie. Arsip yang kemudian menjadi khazanah Algemene Secretarie terdiri dari bermacam seri: keputusan (besluit), surat (missive), surat masuk yang tidak ditindaklanjuti menjadi keputusan (gedeponeerd agenda), surat kabinet (kabinetsmissive), telegram, surat edaran (rondschrijven), laporan (verslagen), dll. Selain itu terdapat seri jalan masuk yakni hoofdenlijst, index, klapper, dan agenda. Lokasi awal kantor Algemene Secretarie adalah di Batavia namun kemudian sempat berpindah-pindah di dua lokasi yaitu Batavia (1816-1838, 1848-1888) dan Buitenzorg (1838-1848, 1888-1942), mengikuti posisi Gubernur Jenderal.
Nadia Fauziah Dwiandari membahas terkait perkembangan sistem penataan arsip Algemene Secretarie. Arsip Algemene Secretarie sebelum tahun 1944 ditata berdasarkan sistem verbal/Verbaalstelsel. Sistem verbaal ini dipakai oleh Algemene Secretarie sampai tahun 1942. Seri verbaal adalah keputusan yang ditulis dalam kertas dobel folio, yang di dalamnya dimasukkan konsep surat keluar serta surat masuk (sering kali juga dengan dokumen pendukung lainnya seperti memo, nota, atau advis dari organisasi lain). Di dalam sistem verbaal yang diatur secara kronologis terdapat bentuk penataan arsip lain yaitu berdasarkan subyek atau kasus. Karena berasal dari sistem kronologis, pengguna biasanya akan menemukan verbaal yang dicari melalui index yang kemudian akan menemui serangkaian tunjuk silang.
Di akhir paparan, Nadia Fauziah Dwiandari juga memberikan panduan penelusuran arsip Algemene Secretarie dengan memperhatikan kurun waktu penelitian, keyword dan available access first (memprioritaskan yang ada finding aids atau bisa diakses).
( NA )
Penulis : NA
Editor : tk