Sosialisasi Penyelamatan Arsip Perusahaan/BUMN: Upaya Menguatkan Tata Kelola Kearsipan dan Melestarikan Memori Kolektif Bangsa

Jakarta Selatan - 04/12/24, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) kembali menunjukkan komitmennya dalam melestarikan sejarah bangsa melalui penyelenggaraan Sosialisasi Penyelamatan Arsip Perusahaan/BUMN pada Rabu, 4 Desember 2024. Acara ini dihadiri oleh 77 peserta yang mewakili 32 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) di Indonesia dengan tujuan untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip di lingkungan BUMN serta menyelamatkan arsip yang bernilai guna kesejarahan.

Plt. Kepala ANRI, Imam Gunarto, yang didampingi oleh jajaran Pimpinan Tinggi Madya dan Pratama di lingkungan ANRI membuka acara secara resmi di Ruang Serbaguna Noerhadi Magetsari, ANRI, Jakarta Selatan. Dalam sambutannya, Plt. Kepala ANRI mengingatkan bahwa BUMN “harus mengelola arsip sebagai data, informasi, sekaligus pengetahuan yang akan menjadi memori kolektif bangsa sebagai inspirasi untuk memperkuat pengalaman masa kini dan membangun harapan di masa depan yang gemilang.” Penyelamatan arsip nasional disokong oleh tiga program utama, yaitu penerapan tertib arsip dari hulu ke hilir, inovasi melalui transformasi digital, dan penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa.

Acara sosialisasi ini menghadirkan empat narasumber dalam diskusi yang dimoderatori oleh Direktur Penyelamatan Arsip, Mira Puspita Rini. Keempat narasumber tersebut yaitu: Penata Kelola Perusahaan Negara Madya Kementerian BUMN, Sukendar; VP Corporate Records Management PT Perusahaan Listrik Negara (Persero), Yudhi Juliardiyanto Nugroho; VP Corporate Document Management PT Kereta Api Indonesia (Persero), Nathan Marihottua Siahaan; dan Asisten Deputi Administrasi Badan BPJS Kesehatan, Didin Budi Cahyono. Masing-masing narasumber berbagi pengetahuan dan pengalaman tentang beragam hal terkait kearsipan, mulai dari regulasi tata kelola kearsipan BUMN, kebijakan strategis pengelolaan arsip perusahaan, hingga best practices dalam transformasi kearsipan di era digital.

Tata kelola kearsipan yang baik, menurut Sukendar, perlu menjadi perhatian BUMN dalam mencapai tujuannya sebagai perusahaan yang profit-oriented (mencari keuntungan) sekaligus sebagai agent of development (agen pembangunan). Oleh karena itu, pengelolaan kearsipan harus memenuhi syarat akuntabilitas, transparansi, dan tertib administrasi.

Berangkat dari kesadaran akan pentingnya arsip sebagai aset perusahaan, PT Kereta Api Indonesia (Persero) berhasil menelusuri dan mengelola arsip secara komprehensif, bahkan sejak periode Hindia-Belanda dengan arsip tertua berangka tahun 1864. Dalam perjalanannya, pengelolaan kearsipan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) telah bertransformasi pada berbagai aspek, mulai dari kebijakan, pengorganisasian, sumber daya, hingga digitalisasi.

VP Corporate Records Management PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) juga mengamini mutlaknya transformasi dalam pengelolaan arsip yang andal dan kedap perubahan. Ia menyebutkan, saat ini ada tujuh tren dalam pengelolaan arsip di dunia yang harus dihadapi, yaitu integration, digital archiving & automation, predictive big data analytics, machine learning & artificial intelligence, cyber security, dan environmental & sustainability metrics.

Pengelolaan kearsipan yang baik akan memberikan dampak positif bagi perusahaan. Hal ini dibuktikan oleh BPJS Kesehatan yang berhasil menghemat biaya pengelolaan arsip sebesar 30% atau setara dengan enam miliar rupiah per tahun sebagai hasil dari digitalisasi dan pemusnahan arsip secara berkala. Meskipun memiliki puluhan deputi pusat dan wilayah serta ratusan kantor cabang dan kantor kabupaten, penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BPJS Kesehatan dapat berjalan dengan optimal. Hal ini tidak terlepas dari peran dukungan manajemen puncak, penguatan kompetensi SDM kearsipan, serta pengawasan dan pembinaan.

Diskusi bermuara pada kesimpulan mengenai pentingnya penyelamatan arsip perusahaan/BUMN sebagai memori kolektif bangsa. Tiga badan/BUMN yang menjadi narasumber telah menyerahkan arsip statis ke ANRI sebagai bentuk komitmen mereka dalam memperkaya khazanah arsip statis nasional. Diharapkan langkah ini dapat diikuti oleh BUMN lainnya sehingga mozaik sejarah perjalanan BUMN di Indonesia menjadi utuh. Senada dengan itu, Deputi Bidang Penyelamatan, Pelestarian, dan Pelindungan Arsip, Kandar, menutup acara dengan sebuah kutipan, “No archive, no history. No history, no future.”

( TTA )