Bandung - Sebagai salah satu wujud pembinaan pengelolaan arsip terjaga di lingkungan pemerintahan daerah, Direktorat Kearsipan Daerah II Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan Executive Meeting Pengelolaan Arsip Terjaga di Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung, jalan Asia Afrika nomor 112 pada 6 s.d 7 Agustus 2015. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya yang meliputi arsip kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis.
Executive Meeting Pengelolaan Arsip Terjaga dibuka Plt. Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Barat, Iwa Karniwa dan diikuti 160 peserta yang berasal dari 16 provinsi di wilayah Sumatera dan Jawa. Para peserta ini terdiri dari berbagai unsur antara lain: Sekretaris Daerah, Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi, Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang membidangi pengelolaan wilayah perbatasan, kependudukan, investasi dan penanaman modal, pengelolaan aset, perizinan, penanganan bencana serta Inspektorat dan Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah.
Dalam sambutannya, Iwa menyampaiakan bahwa masalah arsip ini harus menjadi perhatian dan ditangani secara serius bukan hanya khusus yang menangani arsip, tetapi harus oleh kita semua. “Selain itu, kemajuan teknologi, informasi dan komunikasi juga dapat dimanfaatkan untuk pengelolaan arsip. “Melalui pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan arsip, kita juga dapat mempunyai back up,†paparnya.
Adapun tujuan penyelenggaraan executive meeting ini adalah sebagai sarana koordinasi antara daerah dengan ANRI dalam hal pengelolaan arsip terjaga, membangun kesepahaman jajaran pemerintah daerah tentang pengelolaan arsip terjaga, memahami dan mengaplikasikan pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga serta sebagai sarana bertukar pikiran dan pengalaman antardaerah dalam hal pengelolaan arsip terjaga. Nantinya, para peserta Executive Meeting Pengelolaan Arsip Terjaga diharapkan dapat melaksanakan pengelolaan arsip terjaga di tiap SKPD sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Adapun pada tahun 2015 ini ANRI juga menargetkan dapat memperoleh daftar dan salinan autentik arsip terjaga tentang perbatasan dari 4 (empat) provinsi yaitu Provinsi Aceh, Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Riau, Provinsi Kepulauan Riau.
Dalam kesempatan ini turut hadir pula Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, Andi Kasman, Direktur Kearsipan Daerah II, Asep Mukhtar Mawardi, Direktur Pengolahan, Azmi dan Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Barat, Tati Iriani yang juga menyampaikan paparan materi kepada peserta. Usai mendapatkan materi, pada 7 Agustus 2015 peserta melaksanakan diskusi untuk mengidentifikasi arsip terjaga di daerahnya masing-masing sesuai dengan fungsi dan tugas tiap SKPD.
Upaya menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip terjaga harus dilakukan sejak dini yakni pada saat arsip tersebut tercipta pada pencipta arsip. Salah satu langkah yang harus diambil sebagai bagian dari menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip adalah dengan pembuatan daftar, pemberkasan dan pelaporan penyerahan serta penyerahan salinan autentik ke ANRI sebagaimana diatur dalam Pasal 42 dan Pasal 43 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Adapun pengelolaan arsip terjaga ini diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 18 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pembuatan Daftar, Pemberkasan dan Pelaporan serta Penyerahan Arsip Terjaga.
Berdasarkan ketentuan Pasal 42 dan Pasal 43 pencipta arsip wajib memberkaskan, mendata, dan menata fisik arsip terjaga untuk selanjutnya dilaporkan kepada ANRI sesuai dengan mekanisme pemberkasan dan pelaporan, serta menyerahkan salinan autentik dari naskah asli paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaporan dilakukan kepada ANRI. (TK)