Jakarta - 17/1/2024, Direktorat Kearsipan Daerah I Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan Workshop Pengawasan Kearsipan Internal yang dilaksanakan secara daring melalui aplikasi Zoom Cloud Meeting dan disiarkan secara langsung melalui akun Youtube Arsip Nasional RI. Workshop berlangsung pada 17 s.d. 18 Januari 2024 dengan materi berfokus pada Teknis Pengawasan Kearsipan Internal.
Pada kesempatan ini, Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, Desi Pratiwi menyampaikan bahwa pada dasarnya pengawasan kearsipan merupakan proses penting untuk memastikan bahwa instansi patuh, aman, dan dapat diakses.
“Pengawasan kearsipan membantu kita mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan program kearsipan yang ada saat ini, serta peluang dan risiko untuk perbaikan dan pemeriksaan,” ujar Desi Pratiwi.
Menurutnya, audit kearsipan terhadap seluruh kegiatan penyelenggaraan kearsipan instansi baik pusat maupun daerah merupakan komponen penting dalam menjaga kepatuhan operasional, untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilaksanakan memenuhi semua persyaratan yang diamanatkan dalam peraturan perundang-undangan kearsipan.
Menurut Desi Pratiwi, nilai pengawasan di tahun 2023 mengalami peningkatan dibandingkan dengan tahun 2022. “Misalnya, untuk minimal baik di tingkat provinsi kita sudah bertambah 3 provinsi dari 25 provinsi di tahun lalu. Pada tahun ini kita sudah meraih 28 provinsi dan ada 5 provinsi yang masih memiliki nilai kurang, namun di tahun ini kita mempunyai satu provinsi yang tidak diberikan opini merupakan PR bagi kita bersama,” jelasnya.
Tindak lanjut hasil pengawasan ini sangat penting untuk membantu memastikan bahwa rekomendasi audit kearsipan diterapkan atau ditangani secara memadai untuk memperbaiki kekurangan dan berkontribusi pada pengelolaan risiko, serta perlindungan tujuan organisasi.
Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan, Zita Asih Suprastiwi juga menyampaikan peran penting pengawasan kearsipan ini menjadi indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan. ”Jadi ketika kategorinya baik, maka in line dengan penyelenggaraan kearsipan akan baik juga, karena indikator yang dituangkan dalam instrumen audit kearsipan adalah cerminan dari indikator kinerja,” terang Zita Asih.
Sementara itu, Direktur Kearsipan Daerah I, Rudi Anton mengemukakan pentingnya melakukan pengawasan kearsipan dilihat dari tujuan penyelenggaraan kearsipan yang dimuat di Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikaitkan dengan pengawasan kearsipan bahwa sedang menuju ke arah cita-cita penyelenggara kearsipan yang baik.
Pada penghujung acara, Arsiparis Ahli Madya, Nurgamah menyampaikan bahwa pengawasan internal ini perlu persiapan, di antaranya adalah formulir audit, wawancara, dan verifikasi lapangan. “Yang menjadi poin dalam penilaian adalah terkait dengan aspek pengelolaan arsip dinamis aspek sumber daya kearsipan,” terangnya.
Adapun hasil Workshop Pengawasan Kearsipan Internal ini dapat disimpulkan bahwa pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan ANRI Nomor 6 tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Dalam menciptakan penyelenggaraan kearsipan daerah berjalan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, maka pengawasan kearsipan perlu menjadi perhatian hal yang wajib dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah provinsi/kabupaten/kota, terutama pengawasan kearsipan internal yang dilakukan lembaga kearsipan daerah. Selain itu, hasil pengawasan juga merupakan bagian dari indeks atau penilaian reformasi birokrasi.
(anh)
Foto : Humas ANRI
Penulis : anh
Editor : sa