Jakarta - 10/07/23 – Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) Sinkronasi dan Harmonisasi Layanan Arsip Statis Antar Lembaga Kearsipan secara daring, Senin, 10 Juli 2023. Kegiatan ini menghadirkan dua orang narasumber, yaitu Deputi Pelayanan Publik Kementerian PAN RB, Prof. Dr. Diah Natalisa, MBA, dan mahasiswa program doktoral dari Cornell University, Tsuguta Yamashita. Kegiatan diikuti oleh 1000 orang peserta yang berasal dari Lembaga Kearsipan tingkat Provinsi dan Kota di seluruh Indonesia.
Acara dibuka dengan laporan kegiatan oleh Direktur Layanan dan Pemanfaatan, Eli Ruliawati, M.AP yang melaporkan terkait kegiatan Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) dalam Rangka Sinkronisasi dan Harmonisasi antar Lembaga Kearsipan yang menjadi salah satu kegiatan rutin dari Tim Layanan Arsip Statis ANRI dalam mengumpulkan data terkait jumlah pengguna arsip statis yang menjadi target nasional.
Kemudian acara dilanjutkan dengan sambutan dari Deputi Bidang Konservasi Arsip ANRI, Dr. Kandar, M.AP yang menekankan bahwa sebagai lembaga kearsipan sangatlah penting untuk memanfaatkan arsip seluas-luasnya dan juga terus melakukan inovasi-inovasi yang dapat mendukung peran dari lembaga kearsipan.
“Hal ini tentunya sejalan dengan program yang digaungkan oleh Kementerian PAN RB tematik yang salah satunya adalah digitalisasi administrasi pemerintahan.” Ujar Dr. Kandar, M.AP.
Setelah resmi dibuka maka acara dilanjutkan dengan paparan materi dari kedua narasumber. Narasumber pertama yaitu Prof. Dr. Diah Natalisa, MBA, yang menyampaikan materi Best Practice Pelayanan Publik. Menurut Ibu Diah, terdapat enam (6) upaya untuk mewujudkan pelayanan prima, yaitu
1. penerapan kebijakan pelayanan,
2. peningkatan Profesionalisme SDM,
3. peningkatan kualitas sarana prasarana,
4. pemanfaatan sarana pengaduan,
5. pemanfaatan teknologi informasi, dan
6. penyelenggaraan inovasi.
Diah juga mengatakan bahwa inovasi merupakan hal yang sangat diperlukan sebab tanpa inovasi pelayanan publik tidak akan berkembang. Cara untuk menerapkan inovasi di instansi adalah dengan menciptakan sebuah program inovatif, mereplikasi atau mengadopsi program yang sudah ada, serta melembagakan inovasi tersebut melalui pemberian payung hukum sehingga program inovatif tersebut dapat berkelanjutan.
Acara kemudian dilanjutkan dengan paparan dari narasumber kedua oleh Tsuguta Yamashita yang memaparkan mengenai penggunaan arsip sebagai sumber sejarah di ANRI. Menurut beliau, sistem pengelolaan arsip di Jepang termasuk baru dan mirip dengan pengelolaan arsip di Indonesia, yaitu arsip-arsip dihimpun dari kementerian/lembaga negara.Tsuguta juga menjelaskan tentang penelitian yang sedang beliau lakukan dengan tema Japanese (Post) Imperial Construction of Jakarta atau pembangunan Jakarta menggunakan dana pampasan perang dari Jepang.
Beliau membagikan pengalaman dalam melakukan penelusuran arsip mengenai tema tersebut di Arsip Nasional Jepang dan wawancara sejarah lisan yang dilakukan kepada mantan-mantan diplomat dan orang yang berkepentingan dalam proyek tersebut. Tsuguta menjelaskan bahwa sejarah lisan adalah salah satu cara untuk mengisi kekosongan informasi. Terlebih, informasi yang diperoleh dari sejarah lisan bisa jadi lebih luas. Sayangnya, di Indonesia belum banyak orang yang mengarsipkan arsip pribadinya dengan baik.
Saat ini pemanfaatan arsip statis sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa oleh masyarakat semakin meningkat dari tahun ke tahun. Pada tahun 2022 jumlah pengguna di Layanan Arsip Statis ANRI sebanyak 4406 orang dan untuk kurun waktu Januari hingga Juni 2023, jumlah pengguna arsip pada Layanan Arsip Statis ANRI telah mencapai 2.619 orang. Sedangkan untuk jumlah pengguna pelayanan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa telah tercapai 21.665 orang dari target tahun 2023 sebanyak 411.095 orang sebagai target nasional. Jumlah tersebut tidak hanya diperoleh dari pengguna arsip di Layanan Arsip Statis ANRI tetapi juga dari jumlah pengguna yang memanfaatkan arsip via media sosial seperti Twitter, Facebook, Instagram, Website ANRI, Youtube, dan TikTok. Jumlah tersebut menunjukkan bahwa arsip banyak dibutuhkan oleh masyarakat, tidak hanya untuk penelitian tetapi juga untuk kepentingan lain.
( RA/Alya/Intan )
Penulis : RA/Alya/Intan