Di tengah masa pandemi COVID-19, banyak lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik maupun organisasi kemasyarakatan menyelenggarakan kegiatan secara daring (online). Hal tersebut tak lain dilakukan agar menjamin pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi tidak terkendala, sehingga kinerja organisasi dapat berjalan efektif. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, Sumrahyadi saat pelaksanaan Webseminar (Webinar) “Arsip Autentik untuk Indonesia” menegaskan bahwa arsip yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan secara daring tersebut harus terjaga keautentikannya.
Pengelolaan arsip secara digital ataupun elektronik juga harus menjadi perhatian besar dalam masa ini. “Pencipta arsip bertanggung jawab dalam hal autentikasi arsip dinamis tersebut. Jika arsip dinamisnya sudah dikelola dengan biaik dan autentisitasnya tidak diragukan, maka ketika menjadi statis juga dapat dijamin keautentikannya. Karena arsip statis bermula dari arsip dinamis yang mempunyai nilai kesejarahan,” papar Sumrahyadi. Menurutnya, autentisitas arsip harus menunjukkan karakter asli dari suatu arsip, sehingga dapat menjadi bukti rekaman kegiatan organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
Lebih lanjut Sumrahyadi menjelaskan, dasar penentuan autentisitas arsip, melingkupi tiga hal yaitu konteks, struktur dan konten. Konteks harus menunjukkan elemen yang menggambarkan atau memberikan bahan bukti suatu kegiatan/peristiwa. Struktur, menunjukkan bagaimana arsip terekam, baik dari sisi format, tata letak, penggunaan lambang, atau simbol-simbol tertentu yang telah diatur dan disahkan oleh pencipta arsip. Konten, berkaitan dengan isi pokok arsip. Selain itu, keautentikan arsip juga menjadi salah satu tujuan penyelenggaraan, yakni menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, sebagai alat bukti yang sah.
( tk )
Penulis : tk
Editor : SA