- Samarinda, 11/09/2023 - Upaya pelestarian arsip statis terus dilakukan secara komprehensif, tidak hanya preservasi yang bersifat kuratif seperti perbaikan dan perawatan arsip namun preservasi dilakukan juga secara preventif. Salah satu metode dari preservasi yang dilakukan secara preventif adalah melakukan penilaian terhadap tingkat kerusakan fisik arsip yang disimpan di Depot Lembaga Kearsipan untuk mengetahui dan memotret sejauh mana risiko yang ditimbulkan baik dari fisik arsipnya sendiri, risiko dari ruangan penyimpanan, luar ruang simpan dan risiko lainnya. Kegiatan ini biasanya disebut dengan risk assessment.
ANRI melalui Tim Laboratorium dan Autentikasi Arsip pada tanggl 4 sampai 8 September 2023 telah melakukan Bimbingan Teknis Fasilitasi Pendampingan Risk Assessment Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur (DPK Prov. Kaltim). Kegiatan yang berlangsung selama kurang lebih 4 hari tersebut, diikuti oleh sekitar 40 orang peserta yang terdiri dari pegawai dilingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan serta perwakilan dari OPD di Lingkungan Provinsi Kalimantan Timur.
Rangkaian kegiatan pada hari pertama dibuka oleh Deputi Bidang Konservasi Arsip, Kandar sekaligus memaparkan Kebijakan Pengelolaan Kearsipan secara Nasional terutama dengan Pengelolaan Arsip Statis melalui kegiatan “Risk Assessment (Penilaian Risiko) Kerusakan Arsip Statis.
Acara dilanjutkan sambutan dan pemaparan mengenai Kebijakan Pengelolaan Arsip Statis di DPK Prov. Kaltim yang disampaikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur, Muhammad Syafranuddin. Pada sesi hari pertama ini, acara dilanjutkan dengan diskusi dan tanya jawab. dengan narasumber Deputi Konservasi Arsip, Sekretaris Utama, Rini Agustiani yang berkenan hadir sekaligus dalam rangka audience dengan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur.
Sebagai rangkaian acara di hari pertama dilanjutkan dengan kegiatan survei dan kunjungan pada Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur yang letaknya di Jalan Bung Tomo Samarinda Seberang berbeda dengan kantor Dinasnya yaitu di Jalan Juanda Samarinda.
Kegiatan pada hari berikutnya bertempat di Depot Arsip yang dimulai dengan pemaparan materi mengenai Pengelolaan Arsip Statis di DPK Prov. Kaltim oleh Risnawati (Arsiparis Madya di LKD Provinsi Kalimantan Timur), Yanah Suryanah (Ketua Tim Laboratorium dan Autentikasi Arsip) yang memaparkan mengenai Sosialisasi Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2019 mengenai Pedoman Penilaian Kerusakan Arsip Kertas, serta Emi Jarwati (Arsiparis Ahli Pertama di Direktorat Preservasi) yang memaparkan mengenai Teknis Risk Assessment Arsip.
Setelah itu, seluruh peserta melakukan praktek secara langsung bagaimana melakukan penilaian kerusakan arsip kertas terhadap arsip statis yang dimiliki oleh Depot Arsip DPK Prov. Kaltim.
Semoga dengan kegiatan ini, arsiparis dan pengelola arsip di DPK Prov. Kaltim dapat meneruskan praktik baik penilaian kerusakan arsip (risk assessment) sehingga dapat dijadikan data acuan untuk melakukan preservasi arsip berikutnya baik sebagai acuan kegiatan restorasi, digitisasi, sarana dan prasarana maupun kebutuhan pengganggaran kegiatan preservasi arsip.
( PN )
Penulis : PN