Jakarta - 25/11/24, Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan (PusdatinJastek) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bersama Kementerian Investasi dan Hilirisasi/Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) melaksanakan Ekspose dan Serah Terima Pedoman Kearsipan Tingkat Sederhana, 25 November 2024 di Gedung Kantor BKPM, Jalan Gatot Subroto Nomor 44, Jakarta Selatan.
Dalam kegiatan ini, Kepala Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan, Suminarsih, diwakilkan oleh Kepala Subbagian Umum, Jumadi dan RD. RR. Sri Moertiningroem selaku Kepala Biro Komunikasi dan Layanan Informasi BKPM yang diwakilkan oleh Elfamira selaku Arsiparis Madya BKPM.
Pekerjaan Pembuatan Pedoman Tingkat Sederhana dilakukan berdasarkan Perjanjian Kerja Sama Nomor: 01/PKS/PPK-BPTUP/PED-ARSIP/VIII/2024 dan Nomor: KE.00/106/2024 selama 3 (tiga) bulan terhitung sejak tanggal 22 Agustus 2024 sampai dengan 22 November 2024 dengan output 1 (satu) Paket Pedoman Kearsipan Tingkat Sederhana BKPM yang terdiri dari:
1. Draf Final Klasifikasi Arsip;
2. Draf Final Jadwal Retensi Arsip; dan
3. Draf Final Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
Beserta 1 (satu) buah media penyimpanan dalam bentuk flash disk untuk softcopy Draf Final.
“Semoga pedoman ini membuat kearsipan di BKPM semakin baik. Pengelolaan arsip ini harus ditingkatkan lagi agar bisa mempermudah penggunaannya oleh staf maupun pimpinan,” ujar Jumadi.
Sutiasni selaku Ketua Tim Jasa Sistem dan Penataan Arsip PusdatinJastek ANRI menuturkan, “Pekerjaan ini menghasilkan 3 (tiga) pedoman yang masing-masing memiliki kegunaan yang berbeda. Klasifikasi yang terdapat pada pedoman kearsipan, yang bersifat fasilitatif dan substantif, akan digunakan sebagai dasar melakukan pemberkasan dengan melihat kode yang sudah disusun di dalam klasifikasi.
“Jadwal retensi arsip menjadi pedoman mengenai berapa umur arsip yang akan disimpan sampai menjadi musnah atau permanen. Kemudian, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis mengatur bagaimana dampak atau efek yang terjadi jika dokumen yang digunakan ini diakses oleh yang tidak berkepentingan atau tidak memiliki hak akses terhadap dokumen tersebut,” sambung Sutiasni.
Tentunya, arsip yang terkelola dengan baik akan menyediakan informasi yang akurat dan lengkap. Selain itu, sistem kearsipan yang terstandarisasi dapat memudahkan dalam mencari dan menggunakan dokumen yang diperlukan.
( CH )
Foto : Pusdatinjastek
Penulis : CH
Editor : is