Banyuwangi (23/05/2023) – Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Imam Gunarto menyampaikan laporan kinerja ANRI selama tahun 2022 s.d April 2023 di hadapan komunitas kearsipan yang menghadiri Rapat Koordinasi Nasional dalam rangka Hari Kearsipan ke-52 di Hotel El Royale, Banyuwangi, Jawa Timur.
Pada paparannya, Imam Gunarto menyampaikan beberapa poin terkait kinerja ANRI.
Berikut adalah ringkasan kinerja ANRI selama tahun 2022 s.d April 2023:
Pertama, penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan sesuai mandat perundang-undangan, karena arsip merupakan bukti pertanggungjawaban dan bukti autentik tentang sesuatu, kegiatan maupun peristiwa.
Kedua, penyelenggaraan kearsipan harus mendukung pencapaian visi dan misi presiden, termasuk visi dan misi reformasi birokrasi yang merupakan bagian dari agenda pembangunan ke-7 yaitu memperkuat stabilitas Polhukhankam dan transformasi pelayanan publik, serta agenda pembangunan ke-4 yaitu revolusi mental dan pembangunan kebudayaan.
Ketiga, kearsipan harus mampu mengakselerasikan agenda reformasi birokrasi (RB) tematis yang meliputi: pengentasan kemiskinan, peningkatan investasi, digitalisasi administrasi pemerintahan, dan percepatan prioritas kebijakan presiden. Penyelenggaraan kearsipan harus berdampak untuk masyarakat dan mampu menjadi enabler terwujudnya good and clean government, karena arsip merupakan bukti akuntabilitas kinerja dan rujukan kerja organisasi sehari- hari.
Keempat, untuk mencapai tujuan program kearsipan yaitu meningkatnya pemanfaatan arsip untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan ketahanan budaya bangsa yang tangguh, maka dikembangkan tiga strategi utama, yaitu:
a. meningkatnya kepatuhan publik terhadap peraturan dan kebijakan kearsipan;
b. meningkatnya ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya secara nasional; dan
c. meningkatnya pelayanan informasi kearsipan yang prima.
Pelaksanaan tiga strategi tersebut diejawantahkan ke dalam 3 program kearsipan yang berlaku secara nasional, yaitu tertib arsip, transformasi digital kearsipan, dan memori kolektif bangsa.
Kelima, sebagai upaya mewujudkan ketiga program kearsipan tersebut dilaksanakan dengan strategi top down dan bottom up, bersifat kolaboratif dan terintegrasi dari tingkat pusat hingga daerah serta desa/kelurahan atau pun sejenisnya, termasuk perguruan tinggi, perusahaan, organisasi masyarakat, dan komunitas.
Keenam, pada Hari Kearsipan ke-50, Presiden Joko Widodo memberikan arahan agar kita meninggalkan cara-cara lama dalam mengelola arsip yang tidak efisien, akses yang lamban, dan penyimpanan yang tersebar di mana-mana. Kita harus menggunakan cara-cara baru dengan terus berinovasi dan mengadaptasi TIK melalui sistem yang terintegrasi, melacak dan mengidentifikasi arsip secara cepat, registrasi dan pelestarian arsip milik masyarakat, dan mengembangkan sistem pengamanan arsip jangka panjang.
Arahan ini tidak henti-hentinya selalu saya sampaikan diberbagai kesempatan untuk mengingatkan kita bahwa harus berubah. Banyak di antara kita yang hidup di masa digital seperti hari ini, tetapi pola pikir dan cara kerja kita masih masa lalu, kita sulit sekali move on.
Ketujuh, kondisi kearsipan nasional kita sebagai berikut:
a. Berdasarkan hasil pengukuran kinerja tahun 2022, kementerian/lembaga pusat sudah relatif baik kearsipannya, masih 3 instansi yang kurang baik, dan di tingkat provinsi masih 9 provinsi yang kinerja kearsipannya masih memprihatinkan. Dan yang lebih mengkhawatirkan adalah kinerja kearsipan kabupaten/kota yang masih 70% dalam kondisi buruk. Tujuh puluh persen kabupaten/kota tidak memiliki arsip tentang sejarah daerahnya, berarti kehilangan memorinya. Menurut saya, kondisi ini menunjukan kondisi darurat kearsipan, darurat memori kolektif bangsa. Indonesia mulai menuju negara bangsa yang mengalami sindrom amnesia kolektif.
b. Salah satu penyebab utama dari kondisi ini adalah kurangnya perhatian Kepala Daerah, terlihat pada alokasi anggaran kearsipan di daerah sangat-sangat minimalis. Pada tahun 2022, anggaran kearsipan di daerah hanya 0,05 % dari anggaran urusan daerah yang mencapai 1.170 Triliun. Bagaimana mungkin dengan anggaran yang demikian jumlahnya dapat menopang penyelenggaraan kearsipan yang baik? Namun, saya mohon, para kepala dinas dan seluruh arsiparis tetaplah berkarya, tetaplah berinovasi, tetaplah semangat untuk bangsa dan negara yang kita cintai ini. Oleh karena itu, untuk mendorong kinerja kearsipan kabupaten/kota, kami memberikan apresiasi yang tinggi kepada satu kabupaten/kota yang berkinerja kearsipan terbaik di setiap provinsi. Diharapkan, kabupaten/kota tersebut menjadi contoh dan tempat belajar bagi kabupaten/kota lainnya.
c. Berkorelasi dengan kinerja kearsipan di atas, akreditasi kearsipan pun masih belum berjalan masif dan meluas. Dalam kesempatan ini, saya sangat mengapresiasi beberapa kementerian/lembaga/PTN/BUMN, perusahaan swasta yang berhasil meraih hasil akreditasi dengan baik.
d. Kinerja penyusunan dan persetujuan JRA di tahun 2022 sebanyak 104 JRA K/L/D/Perusahaan serta pada tahun 2023 baru 16 instansi. Total secara nasional sudah sebanyak 704 K/L/D telah memiliki dan mengimplementasikan JRA.
e. Di bidang sumber daya manusia (SDM), sampai saat ini Indonesia memiliki 11.284 arsiparis, Sebagian besar hasil dari penyetaraan karena kebijakan penyederhanaan birokrasi. Dari jumlah tersebut, sekitar 70% berumur di atas 40 tahun. Baru sebanyak 6.370 arsiparis yang tersertifikasi atau sebesar 56,45%. Penilaian dan penetapan angka kredit pun masih mengalami beberapa tunggakan, sementara sistem yang baru sebagai tindak lanjut Permenpan Nomor 1 Tahun 2023 masih kami percepat penyesuaiannya. Inilah diantaranya yang menjadi tantangan utama untuk mentransformasikan menuju sistem kearsipan digital.
f. Dalam hal digitalisasi kearsipan, secara nasional telah dikembangkan dua aplikasi yaitu SRIKANDI sebagai aplikasi umum yang wajib digunakan oleh K/L/D untuk mengelola arsip sejak membuat/menerima, mendistibusikan, menggunakan, menyimpan, sampai kemudian menyusutkan. Hingga hari ini, SRIKANDI telah diimplementasikan di 272 instansi pemerintah pusat dan daerah, dengan jumlah user/pengguna sebanyak lebih kurang 1,3 juta ASN dan data kearsipan sebanyak lebih dari 17 juta arsip. Kemudian, implementasi SIKN-JIKN sebagai satu portal kearsipan nasional telah diadopsi oleh 400 K/L/D sebagai simpul jaringan yang telah menyimpan ribuan arsip digital bersejarah. Dan untuk kinerja implementasi SRIKANDI dan JIKN dalam kesempatan ini diberikan penghargaan kepada K/L/D terbaik. Di samping dua aplikasi umum, ANRI juga mengembangkan aplikasi kearsipan yang bersifat khusus, misalnya portal Sejarah Nusantara untuk mengakses arsip VOC dan Hindia Belanda, dan aplikasi akses arsip lainnya.
g. Dalam hal konservasi arsip, pada tahun 2022 ANRI telah berhasil menyelamatkan arsip penanganan Covid-19 sebanyak 8.432 arsip, arsip statis K/L sebanyak 23.596 arsip, dan melakukan asesmen serta persetujuan pemusnahan arsip terhadap 463 K/L/D. Setelah diselamatkan, ANRI kemudian melakukan proses pengolahan, arrangement and description terhadap seluruh arsip yang diselamatkan sehingga dapat diakses oleh publik. Selama tahun 2022 juga telah dilakukan preservasi, diasidifikasi, restorasi, treatment perbaikan arsip dan lain-lain sebanyak 776.182 arsip di ANRI Jakarta dan 2.100 di Aceh. Dari koleksi arsip yang ada digunakan oleh masyarakat, dengan jumlah akses digital sebanyak 350.471 orang, penggunaan untuk penelitian menghasilkan buku dan karya ilmiah sebanyak 40.291 arsip.
h. Registrasi MKB dan MoW. Pada tahun 2022 dan 2023 ini telah diregistrasi khazanah arsip masyarakat yang memiliki nilai kebangsaan maupun internasional yang sangat tinggi yaitu:
1) Pada tahun 2022 telah diregistrasi 5 khazanah arsip, meliputi: Arsip Pengungsi Pulau Galang, Arsip Pusat Rehabilitasi Dr. Suharso, Arsip Geopark Cileteuh, Arsip Selokan Mataram, dan arsip Segara Anakan Cilacap. Pada tahun 2023 telah diregistrasi 8 khazanah arsip, meliputi: Arsip Pabrik Semen Pertama di Indonesia oleh PT Semen Padang, Arsip Studiefonds oleh Mangkunegaran, Arsip Kesenian Tari Khas Mangkunegaran oleh Mangkunegaran, Arsip Pembangunan Infratruktur Pendidikan pada masa Kolonial oleh Pemprop Jawa Tengah, Arsip Yogya sebagai Ibu Kota Negara RI oleh Pemprop DIY, Keraton Yogyakarta dan Pakualaman, Arsip PT Garam oleh Pemprop Jawa Timur, Arsip Pusat Penelitian Gula Indonesia oleh Pemprop Jawa Timur, Arsip Belitong UNESCO Geopark oleh Kabupaten Belitung.
Untuk Registrasi MoW Asia Pasifik tahun 2022 berhasil 1 khazanah arsip yait arsip pusat rehabilitasi Dr. Suharso di Solo. Untuk Registrasi MoW UNESCO tahun 2023 ini, mudah-mudahan Indonesia berhasil memperoleh pengakauan dua khazanah arsip yaitu Pidato Presiden Sukarno di PBB tahun 1960 dan Arsip KTT Gerakan Nonblok I dan naskah kuno Hikayat Aceh.
i. Kalau sebelumnya, kami laporkan tentang anggaran kearsipan di daerah sedemikian minimalis, maka saya juga ingin sampaikan anggaran ANRI. Pagu anggaran ANRI tahun 2022 sebanyak Rp258.301.947.000 (setelah mengalami 2 kali automatic adjustment/pemotongan dari semula sekitar 300 M). Kemudian, pagu anggaran ANRI tahun 2023 sebanyak Rp286.743.723.000 dengan sebagian besar untuk dukungan manajemen (gaji pegawai). Anggaran pembangunan kearsipan hanya 60 M, untuk kearsipan nasional, untuk mendokumentasikan kinerja pemerintah RI yang APBN nya mencapai 3.061 T.
j. Selama ini kearsipan masih dianggap sebagai unit atau lembaga yang tidak profit, unit yang hanya menghabiskan anggaran. Sesungguhnya, itu adalah pandangan yang keliru, kearsipan memiliki dampak keekonomian yang cukup tinggi jika dikelola dengan baik, dan sebaliknya memiliki potensi kerugian yang sangat besar bila kondisinya buruk.
Kami mencoba menghitung nilai keekonomian dari beberapa aktivitas kunci kearsipan yang dilakukan oleh ANRI, yaitu:
1) Dari implementasi terhadap JRA sebanyak 704 K/L/D, terdapat potensi ekonomi sebanyak Rp830.737.500.000, di mana JRA dipakai untuk pedoman mengeksekusi penyusutan arsip. Tidak ada JRA berarti tidak dapat memusnahkan arsip dan hal ini menimbulkan cost saving yang sangat tinggi.
2) Implementasi SRIKANDI pada 272 Instansi dengan 17 juta arsip lebih tersimpan di dalam data center nasional mengakibatkan efisiensi sebanyak Rp569.859.596.600 dari pengurangan penggunaan kertas dan tinta, biaya distribusi, kecepatan layanan dan lain-lain belum termasukan penyelamatan puluhan ribu pohon.
3) Penyerahan arsip sebanyak 59 instansi, membawa dampak keekonomian sebanyak 216.316.000, dan ini value arsip untuk kepentingan kebangsaan tidak bisa dihitung nilainya.
4) Persetujuan pemusnahan kepada 463 lembaga/daerah menimbulkan dampak ekonomi sebanyak 250.234.387.200.
5) Restorasi arsip sebanyak 150.050.000
6) Layanan arsip terhadap 416.907 juta orang (online 391.228, offline: 25.679),lebih menimbulkan efisiensi sebanyak 1.597.721.162.536 (1,6 T)
Berdasarkan hitungan tersebut selama satau tahun maka nilai keekonomian atau manfaat ekonomi dari penyelenggaraan kearsipan di tahun 2022 membawa dampak sebanyak 3.275.919.011.736 (3,2T) dari anggaran ANRI yang kurang dari 300 M. Oleh karena itu, Kepala ANRI juga mengajak kepada seluruh kepala Lembaga dan unit kearsipan untuk menghitung nilai keekonomian dari kinerja kearsipan masing-masing instansi/daerah.
( tk )
Penulis : tk