Jakarta – (11/10/23), Dalam rangka meningkatkan pelayanan arsip statis kepada pengguna dan kegiatan Praktik Terbaik Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Direktorat Layanan dan Pemanfaatan sebagai unit kerja yang memiliki salah satu fungsi dalam hal layanan arsip statis menyelenggarakan sharing knowledge dengan tema “Arsip Algemene Secretarie” dengan menghadirkan narasumber Arsiparis Ahli Madya Direktorat Pengolahan ANRI, Nadia Fauziah Dwiandari. Acara berlangsung di Ruang Baca, Gedung A, ANRI.
Sharing knowledge diawali dengan menilik bagaimana sejarah organisasi Algemene Secretarie (Alsec) yang merupakan organisasi kesekretariatan yang didirikan pada 1819 sebagai hasil penggabungan antara Gouvernement Secretarie dan Generale Secretarie. Arsip yang menjadi khazanah Algemene Secretarie terdiri dari bermacam seri: keputusan (besluit), surat (missive), surat masuk yang tidak ditindaklanjuti menjadi keputusan (gedeponeerd agenda), surat kabinet (kabinetsmissive), telegram, surat edaran (rondschrijven), laporan (verslagen), dan lain-lain. Selain itu terdapat seri jalan masuk yakni hoofdenlijst, index, klapper, dan agenda. Lokasi awal kantor Algemene Secretarie adalah di Batavia, tetapi sempat berpindah-pindah di dua lokasi yaitu Batavia (1816-1838, 1848-1888) dan Buitenzorg (1838-1848, 1888-1942), mengikuti posisi Gubernur Jenderal.
Nadia membahas terkait perkembangan sistem penataan arsip Algemene Secretarie. Arsip Algemene Secretarie sebelum tahun 1944 ditata berdasarkan sistem verbal/Verbaalstelsel. Sistem verbaal ini dipakai Algemene Secretarie sampai tahun 1942. Seri verbaal adalah keputusan yang ditulis dalam kertas dobel folio, yang di dalamnya dimasukkan konsep surat keluar serta surat masuk (sering kali juga dengan dokumen pendukung lainnya seperti memo, nota, atau advis dari organisasi lain). Di dalam sistem verbaal yang diatur secara kronologis terdapat bentuk penataan arsip lain yaitu berdasarkan subyek atau kasus. Karena berasal dari sistem kronologis, pengguna biasanya akan menemukan verbaal yang dicari melalui index yang kemudian akan menemui serangkaian tunjuk silang.
Di akhir paparan, Nadia Fauziah Dwiandari juga memberikan panduan penelusuran arsip Algemene Secretarie dengan memperhatikan kurun waktu penelitian, keyword dan available access first (memprioritaskan yang ada finding aids atau bisa diakses).
( NA )
Penulis : NA
Editor : tk