Sosialisasi Penyelamatan Arsip Perusahaan, Upaya Kuatkan Tata Kelola Kearsipan dan Lestarikan Memori Kolektif Bangsa

Jakarta - 04/12/2024, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan Sosialisasi Penyelamatan Arsip Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang dihadiri 77 peserta, mewakili 32 BUMN di Indonesia, dengan tujuan meningkatkan kesadaran pentingnya pengelolaan arsip serta menyelamatkan arsip yang bernilai guna kesejarahan di lingkungan BUMN. Sosialisasi ini dibuka Pelaksana Tugas Kepala ANRI, Imam Gunarto di Ruang Serbaguna Noerhadi Magetsari, Gedung C lantai 2 ANRI, Jakarta Selatan.

Pada kesempatan ini Imam mengingatkan bahwa BUMN harus mengelola arsip sebagai data, informasi, sekaligus pengetahuan yang akan menjadi memori kolektif bangsa sebagai inspirasi untuk memperkuat pengalaman masa kini dan membangun harapan di masa depan yang gemilang. “Penyelamatan arsip nasional disokong oleh tiga program utama, yaitu penerapan tertib arsip dari hulu ke hilir, inovasi melalui transformasi digital, dan penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa,” terangnya.

Sosialisasi menghadirkan empat narasumber dengan moderator Direktur Penyelamatan Arsip, Mira Puspita Rini. Keempat narasumber yaitu Penata Kelola Perusahaan Negara Madya Kementerian BUMN, Sukendar; VP Corporate Records Management PT Perusahaan Listrik Negara (Persero), Yudhi Juliardiyanto Nugroho; VP Corporate Document Management PT Kereta Api Indonesia (Persero), Nathan Marihottua Siahaan; dan Asisten Deputi Administrasi Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan, Didin Budi Cahyono. Tiap narasumber berbagi pengetahuan dan pengalaman tentang kearsipan, seperti regulasi tata kelola kearsipan BUMN, kebijakan strategis pengelolaan arsip perusahaan, hingga best practices dalam transformasi kearsipan pada era digital.

Menurut Sukendar, tata kelola kearsipan yang baik perlu menjadi perhatian BUMN dalam mencapai tujuan perusahaan yang profit-oriented (mencari keuntungan), sekaligus sebagai agent of development (agen pembangunan). Oleh karena itu, pengelolaan kearsipan harus memenuhi syarat akuntabilitas, transparansi, dan tertib administrasi.

Berangkat dari kesadaran akan pentingnya arsip sebagai aset perusahaan, PT Kereta Api Indonesia (Persero) berhasil menelusuri dan mengelola arsip secara komprehensif, bahkan sejak periode Hindia-Belanda dengan arsip tertua tahun 1864. Dalam perjalanannya, pengelolaan kearsipan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) telah bertransformasi pada berbagai aspek, mulai dari kebijakan, pengorganisasian, sumber daya, hingga digitalisasi.

Yudhi Juliardiyanto Nugroho juga mengamini mutlaknya transformasi dalam pengelolaan arsip yang andal dan kedap perubahan. Ia menyebutkan, saat ini ada tujuh tren dalam pengelolaan arsip di dunia yang harus dihadapi, yaitu integration, digital archiving and automation, predictive big data analytics, machine learning and artificial intelligence, cyber security, dan environmental and sustainability metrics.

Pengelolaan kearsipan yang baik akan memberikan dampak positif bagi perusahaan. Hal ini dibuktikan BPJS Kesehatan yang berhasil menghemat biaya pengelolaan arsip sebesar 30% atau setara dengan enam miliar rupiah per tahun sebagai hasil digitalisasi dan pemusnahan arsip secara berkala. Meskipun memiliki puluhan deputi pusat dan wilayah serta ratusan kantor cabang dan kantor kabupaten, penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BPJS Kesehatan dapat berjalan dengan optimal. Hal ini tidak terlepas dari peran dukungan manajemen puncak, penguatan kompetensi sumber daya manusia kearsipan, pengawasan dan pembinaan.

Diskusi bermuara pada kesimpulan mengenai pentingnya penyelamatan arsip perusahaan/BUMN sebagai memori kolektif bangsa. Tiga perwakilan BUMN yang menjadi narasumber telah menyerahkan arsip statis ke ANRI sebagai bentuk komitmen mereka dalam memperkaya khazanah arsip statis berskala nasional. Diharapkan langkah ini dapat diikuti BUMN lainnya, sehingga mozaik sejarah perjalanan BUMN di Indonesia menjadi utuh. Senada dengan itu, Deputi Bidang Penyelamatan, Pelestarian, dan Pelindungan Arsip, Kandar, menutup acara dengan sebuah kutipan, “No archives, no history. No history, no future.”

( TTA )